以前不知道在哪看過如何改善開會節奏：全體站著開會

向Google學30分鐘會議，從此不再開會開到死！

轉自 http://www.managertoday.com.tw/?p=40153

作者 / 謝明彧

永無止境的會議，開到頭暈的會議，開會是許多人每天必須的事，也是覺得最浪費自己生命的事。在Google，由於每個人參與的專案眾多，專案同仁更是遍布世界各國，各種大大小小的會議是免不了的。

但在Google，會議卻以30分鐘內就完結的超高效率進行！

因為Google崇尚開放與自由的組織文化，要讓自由不被濫用、變成自私自利而影響他人，Google有一項優良傳統：不互相干擾。這個源自於「尊重別人」的好習慣，落實到在辦公室中最常耗掉大家大量時間的會議上，就讓Google的會議顯得特別精實。

由於常常需要進行意見交流，Google人有一套讓會議效率最大化的祕訣：透過「會議限時＋確立議程＋預建共識」這三大法寶，讓會議品質更高。

1.限時：Google每場會議的基本時間單位是30分鐘，如果非得延長，也以50分鐘為限，以保留最後10分鐘做收尾，以及與下一場會議的緩衝。

2.議程：「會議應該是『決議』的場所，而非泛泛討論與發想的場合。」Google亞太區Chrome產品總監胡皓霖表示表示，在Google，會議主題、閱讀相關資料、提想法、做討論……這些屬於「決議前的準備工作」，都必須在進入會議室前就完成。

以周三下午兩點的會議為例，胡皓霖可能在周一就將議程、議題架構、參考資料都放上雲端，開放閱讀或編輯權限給所有與會人員，邀請大家發表想法與意 見。藉由文件編輯的歷史紀錄，與會者不僅可以看見哪些人、修改過哪些內容，了解別人在意的重點是什麼；主管也可以知道哪些人開啟過文件，確實掌握出席者是 否預做功課。

3.共識：當大家進入會議室時，都已經知道別人的想法，也對議題有了初步共識，討論就能更聚焦在「做出決議」這件事上，會議時間短，也能有高效率。

「Google人其實非常討厭開會，也努力盡量避免開會，因此只開有必要的會，只討論有需要決議的內容，」胡皓霖強調，不把會議時間浪費在無謂閒談、或用E-mail就能解決的命令布達，也不把不需要的人綁在會議中，正是組織對每個人最好的尊重。

有這樣的基本習慣，落實到做法上，Google實踐30分鐘有3要訣：

要點1.會議時間30分鐘為單位，準時結束與離場

Google日曆上的最小時間單位，就是30分鐘，這也是Google內部會議時間的基本單位。凡是預定的會議結束時間到了，會議室又有下一位使用 者，就算是老闆也會讓出會議室，不會因為職位較高而讓部屬等待、甚至強迫對方更換會議室，這也是Google「彼此尊重」文化的另一個展現。

要點2.Google Hangout機動開會，快速交換意見

當多國成員共同負責一個專案，或只是簡短交換意見而已，Google人會利用結合了視訊與即時通訊功能的Google Hangout，機動性地召開小型會議。Hangout最大的優點是所有人可以看見同一個畫面，不管在會議室、座位上或移動中，用的是筆電、手機還是平 板，都能檢視同一份資料，即時討論，快速交換意見，凝聚想法。

要點3.會議重點在議題，與議題相關才需入場

組織有一種常見的時間浪費，就是被迫參與和自己無關的議程。「不把不需要的人鎖在會議室中」，是Google另一個重要原則，如果你自覺沒必要與 會，只要說一聲，隨時可以離開。同樣，如果討論到一半發現需要某位同事意見，也可以馬上透過視訊程式和對方連線，請對方撥個5分鐘解答說明。把重點放在議 題討論而非誰在現場，開放與會人員自由離開或加入。

 更多精采內容，請見《經理人月刊》112期（2014年3月號）